15 tâches à automatiser au boulot avec des outils gratuits

Tu passes combien d’heures par semaine à faire des trucs qui pourraient être automatisés ? À relancer des clients, archiver des emails, programmer des réunions… Probablement beaucoup trop !

L’automatisation, c’est pas réservé aux grosses entreprises avec des budgets de fou. Même avec zéro euro et quelques outils gratuits, tu peux gagner plusieurs heures par semaine.

J’ai listé 15 tâches que tu peux automatiser dès maintenant, sans compétences techniques particulières. Le genre de trucs qui te bouffent du temps et de l’énergie, alors qu’ils pourraient tourner tout seuls en arrière-plan. On est partis ?

1. Planifier tes réunions automatiquement

Les outils : Google Agenda (forfait entreprise), Calendly, Cal.com ou Notion Calendar

Tu en as marre des échanges de mails interminables pour trouver un créneau ? Les outils de planification automatique sont là pour ça.

Le principe est simple : tu partages un lien avec tes disponibilités, la personne choisit un créneau, et boom – la réunion apparaît dans vos deux agendas.

Le hack : synchronise ton calendrier pour que tes dispos se mettent à jour automatiquement. Si t’as déjà un rendez-vous chez le dentiste mardi à 14h, ce créneau n’apparaîtra pas dans tes dispos.

→ Calendly et Cal.com sont gratuits dans leur version de base. Notion Calendar est parfait si tu bosses déjà dans l’environnement Notion.

2. Insérer des “snippets” de texte en un clic

Les outils : Typedesk ou Raycast

Combien de fois par jour tu retapes ton numéro de SIRET ? Ton email ? Une formule de politesse ?

Les snippets, c’est des raccourcis texte. Par exemple, tu tapes « /siret » et ton numéro complet s’affiche automatiquement.

Le hack : crée des snippets pour tout ce que tu écris souvent. Ton intro type pour les emails clients, tes formules de politesse, tes réponses aux questions récurrentes…

Ça paraît bête, mais sur une semaine, tu gagnes facilement 30 minutes. Et surtout, tu évites les fautes de frappe sur des infos importantes.

Raycast est mon chouchou perso : c’est un game changer pour plein d’autres trucs aussi.

3. Sauvegarder automatiquement tes pièces jointes

Les outils : Make/Zapier + Gmail + Google Drive

Tu reçois régulièrement des factures, des contrats ou des documents importants par email ? Et tu les sauvegardes manuellement un par un dans Drive ?

L’automatisation : dès qu’un email arrive avec une pièce jointe (ou d’un expéditeur précis), le fichier est automatiquement enregistré dans le bon dossier Google Drive.

Make et Zapier ont des versions gratuites qui permettent de créer ce type d’automatisation en quelques clics, même si t’as jamais touché à ça.

4. Relancer tes clients sans y penser

Les outils : Gmail + Boomerang for Gmail (extension Chrome)

On a tous des clients qui ne répondent jamais du premier coup. Et on oublie tous de relancer au bon moment.

Boomerang for Gmail te permet de programmer des rappels automatiques. Si personne ne te répond dans 3 jours, l’email remonte en haut de ta boîte de réception.

La version gratuite te donne 10 messages programmés par mois. Largement suffisant pour commencer.

5. Générer des rapports récurrents

Les outils : Google Sheets + Google Apps Script

Si tu dois créer le même rapport toutes les semaines ou tous les mois, cette automatisation va changer ta vie.

Le principe : tu créer un script qui exporte automatiquement tes données, les met en forme et génère un PDF.

Le hack : pas besoin d’être développeur. Il existe des templates de scripts tout prêts que tu peux adapter.

C’est un peu technique au début, mais une fois en place, tu gagnes des heures chaque mois.

Si tu veux en savoir plus sur Google Apps Script, je t’invite à regarder cette vidéo.

6. Suivre les tâches d’équipe

Les outils : Trello + Butler (intégré à Trello)

Butler, c’est le système d’automatisation intégré à Trello. Il te permet par exemple de déplacer automatiquement les cartes selon des règles que tu définis.

Exemples concrets :

• Une carte passe automatiquement dans « En cours » quand quelqu’un se l’assigne
• Les cartes avec une deadline dans 2 jours reçoivent un label rouge
• Les tâches terminées s’archivent automatiquement après 7 jours

Plus besoin de passer 10 minutes chaque matin à réorganiser ton tableau : tout bouge tout seul.

7. Archiver tes emails importants

Les outils : Gmail + filtres

Gmail te permet de créer des règles pour que certains emails tombent automatiquement au bon endroit.

Le principe : tu créer un filtre par expéditeur ou mot-clé, et tous les emails correspondants reçoivent automatiquement un libellé.

Exemples d’utilisation :

• Tous les emails de ta comptable → libellé « Compta »
• Tous les emails contenant « facture » → libellé « Factures » + marqués comme importants
• Tous les newsletters → libellé « À lire plus tard » + “Ne pas afficher dans la boîte de réception”

Combine ça avec l’automatisation précédente (sauvegarder les pièces jointes) et tu as un système de classement béton.

8. Recevoir des rappels pour tes deadlines

Les outils : Todoist (version gratuite)

Avec Todoist, tu peux avoir un système de rappels. Par exemple, tu peux créer des tâches récurrentes avec des dates type « tous les lundis à 9h » ou « le dernier jour de chaque mois ».

Les notifications push te rappellent tes deadlines sans que tu aies à y penser.

La version gratuite te donne 5 projets actifs : suffisant pour commencer à organiser ton boulot.

9. Répondre aux emails fréquents en 2 secondes

Les outils : Gmail + modèles de réponse

Tu réponds 10 fois par semaine à la même question ? Créer des modèles de réponse va te changer la vie.

Le principe : tu rédiges une fois ta réponse type, tu la sauvegardes comme modèle, et ensuite tu l’insères en 2 clics.

Le hack : personnalise quand même un minimum. Change le prénom, ajoute une phrase d’intro… Personne n’aime recevoir un email qui sent le copier-coller à plein nez.

Pour activer les modèles dans Gmail : Paramètres > onglet « Paramètres avancés » > activer « Modèles ».

Outlook propose également cette fonctionnalité.

10. Centraliser les réponses de formulaires

Les outils : outil de formulaire type Google Forms + Todoist/Trello + Zapier/Make

Tu utilises des formulaires pour collecter des infos clients, des inscriptions, des demandes ?

L’automatisation : à chaque nouvelle réponse, une ligne se crée automatiquement dans ton tableau de suivi. Ou mieux : une tâche apparaît dans Todoist ou Trello avec toutes les infos.

Tu peux même ajouter une action automatique d’envoyer un email de confirmation au client dès qu’il remplit le formulaire.

11. Notifier ton équipe quand un doc est modifié

Les outils : Google Drive + Slack ou Teams + Zapier/Make

Les documents importants bougent, et personne n’est au courant ? Cette automatisation règle le problème.

Le principe : dès qu’un fichier est ajouté ou modifié dans un dossier Drive, un message s’envoie automatiquement dans le canal Slack ou Teams de l’équipe.

Tu peux filtrer par type de fichier ou par dossier : pas besoin de notifier tout le monde quand tu modifies ta liste de courses perso.

Plus de mails à rallonge pour prévenir les collègues. Ils sont avertis en temps réel, automatiquement.

12. Archiver les pièces jointes par email automatiquement

Les outils : Gmail + Google Drive + Make/Zapier

On revient sur les pièces jointes, mais avec un niveau au-dessus.

L’automatisation avancée : chaque pièce jointe reçue est automatiquement enregistrée dans le dossier correspondant sur Drive ET renommée avec la date + nom de l’expéditeur.

Exemple concret : tu reçois une facture de ton fournisseur le 15 janvier ? Elle s’enregistre automatiquement dans « Factures 2026 » sous le nom « 2026-01-15_FournisseurX_Facture.pdf ».

Le bénéfice : finie la chasse aux fichiers joints dans les mails. Tout est classé, daté, retrouvable en 3 secondes.

13. Suivre les mentions sur les réseaux sociaux

Les outils : Twitter/Instagram/LinkedIn + Google Sheets + Zapier/Make

Si tu gères une présence pro sur les réseaux sociaux, tu connais la galère : checker les mentions, répondre aux commentaires, suivre les conversations…

L’automatisation : chaque mention ou commentaire contenant un mot-clé précis (ton nom de marque, par exemple) est ajouté automatiquement dans une feuille de suivi… Ou encore, tu reçois un mail ou un message Slack pour t’informer.

Le hack : tu peux même créer une colonne « Statut » pour marquer si tu as répondu ou pas. Tout est centralisé au même endroit.

14. Transformer tes emails en tâches

Les outils : Gmail + Trello ou Todoist + Zapier/Make

Certains emails nécessitent une action concrète. Mais ils se noient souvent dans ta boîte de réception.

L’automatisation : tout mail avec un label spécifique (« Action » ou « À traiter ») devient automatiquement une tâche dans ton outil de gestion.

Le bénéfice : t’as pas besoin de saisir manuellement l’info : dès que tu ranges le mail dans un dossier/libellé, la tâche se crée toute seule dans ta to-do. Ta boîte de réception reste propre, et toutes tes actions sont centralisées dans ton outil de gestion préféré.

15. Envoyer un message de bienvenue automatique

Les outils : Gmail/Slack + Zapier/Make OU Notion Automations OU Brevo

Un nouveau client signe ? Un nouveau collègue rejoint l’équipe ? Tu peux envoyer un message automatique, et ça, sans bouger le petit doigt.

L’automatisation : dès qu’une nouvelle entrée apparaît dans ton CRM (Notion, Airtable, Google Sheets…), un email ou message de bienvenue est envoyé automatiquement.

Brevo (ex-Sendinblue) est excellent pour ça en version gratuite. Notion Automations aussi si tu gères ton CRM sur Notion.

Par où commencer ?

Tu te sens peut-être un peu submergé par toutes ces possibilités. C’est normal.

Mon conseil : commence par une seule automatisation. Celle qui te ferait gagner le plus de temps ou celle qui t’agace le plus au quotidien.

Une fois qu’elle tourne, tu verras à quel point c’est satisfaisant. Et tu auras envie d’en créer d’autres.

Si tu veux découvrir encore plus d’outils pour t’organiser, j’ai créé une base de données complète d’outils d’organisation avec plein de pépites comme Raycast.

Et si tu veux que je t’aide à créer une automatisation sur-mesure ou à débloquer une situation précise, j’ai deux offres qui pourraient t’intéresser : le Déblocage Express (pour un coup de pouce rapide) ou l’Upgrade (je crée l’automatisation pour toi).

Tu as aimé ces idées ? 📌 Épingle cet article pour le retrouver quand tu auras 30 minutes pour mettre en place ta première automatisation.