LE template Notion gratuit pour organiser des vacances à plusieurs

Tous les ans, avec un groupe de copines, on organise un week-end pour se retrouver. Le problème : on est 10, donc hyper galère à se coordonner. Mais j’ai trouvé la solution : j’ai créé un template Notion, et c’est beaucoup plus simple pour s’y retrouver !

Les avantages du template Notion

• Tout est au même endroit

Scroller à l’infini dans une conversation Messenger ou WhatsApp pour retrouver une info… Ça te dit quelque chose ? Sans parler des messages qui se perdent au milieu des autres conversations qui n’ont rien à voir… Franchement, c’est hyper relou, ça te fait perdre un temps monstre. Avec ce template Notion, toute l’organisation du voyage est centralisée au même endroit.

• Pas besoin d’avoir un bac +5 en Notion

J’ai détaillé toutes les étapes pour savoir quoi faire : normalement, toi et tes potes devriez vous en sortir ! Il faut juste un compte Notion : rien de plus simple, tu peux t’en créer un en deux clics avec ton compte Google. Il te suffira ensuite de cliquer en haut à droite sur “partager” et d’envoyer le lien à tes potes.

• Chacun peut donner son avis

Fini les sondages sur Messenger ! Chaque participant au voyage peut voter pour les destinations de vacances & les logements/transport, directement sur Notion.

• Rappel du/des rôle(s) de chacun

Ce template t’aidera à définir un rôle pour chacun, et surtout que chacun s’en rappelle !

Comment utiliser le template Notion ?

Si tu es trop impatient·e et que tu veux avoir accès au template, regarde plus bas. Mais avant, je te conseille de lire la suite pour comprendre comment fonctionne le template !

Etape préalable : définir une date et un budget

Pour cette étape préalable, pas besoin de Notion. Prenez votre planning et partagez vos dispos communes. Une fois la date prévue et le budget défini, tu peux commencer à remplir le template Notion.

Etape 1 : qui fait quoi ?

Chaque personne doit avoir au moins un rôle. Tu peux en rajouter si besoin. Les rôles principaux :

• La coordination du voyage (la personne qui vérifie que chacun a bien rempli son rôle, qu’on est pas trop en retard dans les délais, qui relance les autres pour voter, …)
• Celui/celle qui veille au respect du budget
• Logement
• Transports
• Activités/programme

J’ai déjà ajouté un bon nombres de tâches pour te gagner du temps. Il ne vous reste plus qu’à désigner la personne en charge de chaque tâche !

Etape 2 : trouver la destination

Là, on rentre dans le concret. Chacun·e peut ajouter une destination à la base de données, en créant une nouvelle page et en indiquant son nom dans la colonne “Suggéré par”.

Pour trouver une bonne destination, il faut :

• Vérifier qu’on reste dans le budget (donc faire des recherches préalables de logements + de moyens de transports)
• Vérifier que niveau timing, ça peut correspondre à tout le monde (en particulier si vous ne partez pas tous du même endroit et que vous ne pouvez pas tous poser les mêmes jours de congés)

À chaque nouvelle ajout de destination, la personne doit donc faire ses recherches (au moins pour elle-même), et les renseigner dans chaque page :

Vient ensuite l’étape des votes : avant de voter, chacun·e doit bien regarder si ça lui convient niveau timing et budget. La destination qui comporte le plus de votes est sélectionnée !

Etape 3 : réservation des logements & des transports

Cette étape comporte 3 sous-étapes : la recherche, le vote, et le choix final.

Toutes les explications sont renseignées dans le template Notion 🙂

Etape 4 : établir le programme

Pareil qu’à l’étape précédente : ça se fait en 3 étapes : la recherche, le vote, et le choix final.

Etape 5 : plus qu’à faire sa valise !

Quand toutes les étapes sont validées, le haut de la page Notion se remplit automatiquement avec le logement, les transports et le programme.

Il ne te reste plus qu’à boucler ta valise et profiter de ton week-end/tes vacances !

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