Comment j’utilise Notion pour gérer mes projets clients & mon CRM
Dans une grande entreprise, personne ne te demande ton avis sur le CRM. Il est là, il fonctionne, tout le monde l’utilise. Quand tu bosses en solo, c’est différent. C’est à toi de choisir tes outils, et la question de choisir un outil CRM se pose tôt ou tard. De mon côté, j’ai choisi Notion : je te montre comment j’organise mes projets clients dans Notion, pourquoi ça me convient (avec ses limites), et si c’est fait pour toi aussi.
C’est quoi un CRM, et pourquoi ça te concerne même si tu bosses solo ? 🤔
CRM = Customer Relationship Management. En français : la gestion de la relation client. En pratique, c’est l’endroit où tu centralises tout ce qui concerne tes clients : qui ils sont, ce que tu fais pour eux, l’historique de vos échanges, les projets en cours, les factures.
Dans les grandes entreprises, le CRM sert avant tout aux équipes commerciales. Pipelines de vente, taux de conversion, probabilités de closing (tu comprends rien à ce charabia commercial ? Moi non plus, je te rassure 😂)
Pour toi, solo, l’enjeu est différent. Tu n’as pas besoin d’un CRM ultra complexe pour gérer des centaines de prospects. Tu as besoin de savoir :
- Qui sont tes clients actifs en ce moment ?
- Où en est chaque projet ?
- Combien tu dois facturer, et à qui ?
- Qu’est-ce qui s’est dit lors de ta dernière réunion ?
Si tu n’as pas un endroit unique où tu notes tout sur tes clients et tes projets, ton cerveau doit tout retenir tout seul. Résultat :
Donc c’est hyper important que tu choisisses un outil qui fait office de CRM pour ton entreprise.
Il existe des logiciels CRM dédiés pour ça : HubSpot, Pipedrive, Salesforce… Des outils pensés spécifiquement pour gérer la relation client, avec des « pipelines » commerciaux tout prêts, de l’emailing / SMS intégré avec statistiques d’ouverture, des automatisations de relance. Très puissants. Mais aussi : souvent payants (Pipedrive, c’est ~14€/mois par utilisateur), parfois complexes à prendre en main, et surtout : un outil de plus à devoir ouvrir chaque jour. C’est pour ça que j’ai pris un autre chemin.
Pourquoi j’ai choisi Notion comme CRM
J’utilise Notion pour piloter toute mon activité — je t’en parle plus en détail dans mon article sur les coulisses de mon organisation d’entrepreneuse sur Notion. Pour la gestion de mes clients spécifiquement, Notion s’est imposé pour 3 raisons :
- Tout est au même endroit. Mon CRM, mes projets, ma facturation, mes tâches, mon calendrier éditorial : tout cohabite dans le même espace. Je ne passe pas mon temps à jongler entre différents outils.
- C’est entièrement personnalisable. Je n’aime pas les outils génériques, et encore plus quand ils sont laids 🫠 Notion est un outil formidable pour créer selon TA manière de travailler & faire les choses à ton image.
- Et le rapport fonctionnalités / prix est imbattable pour un·e solopreneur·se. Le forfait gratuit couvre déjà beaucoup de fonctionnalités. Le forfait payant débloque les automatisations, les graphiques, et l’IA intégrée, donc ça reste tout de même intéressant (pas uniquement pour le CRM : tout l’espace en profite).
Les 6 bases de données qui forment mon système clients dans Notion
Mon système repose sur des bases de données reliées entre elles. Voilà à quoi ça ressemble concrètement.
🗂️ Projets et tâches (+ process liés)
C’est le cœur du système. J’ai un modèle par type de prestation : création d’espace Notion, mise en place d’automatisations, projet pour mon business… Chaque modèle a ses propres étapes et ses propres tâches intégrées.
Ces projets sont aussi liés à ma base de données de process, qui contient : mes modèles de mails, mes checklists de lancement, mes étapes types selon la prestation. Tout ce dont j’ai besoin pour mener à bien un projet.
L’affichage en mode galerie ou Kanban me permet d’identifier d’un coup d’œil quel type de projet c’est, grâce aux images de couverture et aux icônes personnalisées.
Toutes mes tâches sont également rattachées à un projet, et/ou à un client.
👤 CRM (fiches contacts)
Chaque client a sa propre fiche. J’y note : leur secteur d’activité, leurs besoins particuliers, tout l’historique de la relation. C’est là, par exemple, que j’ai la trace qu’une cliente avait acheté un de mes templates avant qu’on travaille ensemble sur un projet de création d’espace Notion. Ce genre d’info, ça compte. Et sans un endroit pour la stocker, elle disparaît.
💼 Offres & produits digitaux
Je sais exactement quelles offres j’ai vendues, à qui, combien de fois. Deux bases de données distinctes dans mon système (offres de service d’un côté, produits digitaux de l’autre), qui répondent à la même logique : garder la main sur ce que je propose et comment ça évolue.
💸 Ventes (facturation)
Liée aux projets et aux clients. Je vois en un coup d’œil le budget total d’un projet, ce qui a été facturé, ce qui reste à percevoir.
💬 Échanges
J’y note tous les échanges importants : conversations Instagram, WhatsApp, emails. Et pour les réunions, Notion AI s’en charge. Je lance l’enregistrement, et à la fin de l’appel, j’ai un résumé structuré avec les points d’action. Je n’ai plus qu’à relier manuellement la note au client et au projet concernés.
Ce que Notion permet vraiment : personnalisation & automatisations ✨
C’est là que Notion se démarque des CRM classiques, surtout pour les créatifs et les prestataires de services.
La personnalisation visuelle
Ma partie préf 🙌🏻
Chez moi, chaque type de projet a ses icônes et images de couverture. En vue galerie, je sais instantanément à quoi je m’attaque. C’est peut-être un détail pour vous (mais pour moi ça veut dire beaucoup 🎶) : travailler dans un espace qui me ressemble, ça me donne vraiment envie de bosser !
Les relations entre bases de données
Mes projets sont liés aux clients, les clients aux factures, les factures aux projets. Depuis la fiche d’un client, je vois automatiquement : combien de projets on a faits ensemble, quel CA total il ou elle représente, sur quels types de prestations. Ces calculs se font tout seuls via des agrégations ou des formules.
Les graphiques
Dans ma partie prospection par exemple, des graphiques me montrent d’où viennent mes contacts cette année (bouche-à-oreille, réseaux, démarchage direct) et combien de personnes j’ai approchées. Pareil pour les types d’offres vendues. Pour faire le bilan sur un mois ou une année écoulée, c’est ESSENTIEL : je sais où je dois concentrer mon énergie, les offres à abandonner, ce qui fonctionne, etc. Et quand tu pilotes une entreprise, c’est primordial d’avoir ce genre d’infos, sinon tu te bases sur quoi pour prendre des décisions ?
Les automatisations
Via les automatisations de bases de données ou les boutons, Notion peut déclencher des actions automatiquement. Par exemple : quand le statut d’une facture passe à « en retard de paiement », un email de relance part tout seul à ton client. À savoir : les automatisations de bases de données sont disponibles à partir d’un forfait payant, mais tu peux faire plus ou moins les mêmes choses via des boutons (action manuelle).
Notion vs un CRM dédié : le comparatif
|
Notion |
CRM dédié (HubSpot, Pipedrive…) |
|---|---|
|
Tout centralisé au même endroit (projets, tâches, facturation, communication…) |
Tunnel de vente prêt à l’emploi / Suivi de prospects intégré |
|
Personnalisation totale de l’espace |
Email tracking intégré (savoir si ton prospect a ouvert ton mail) |
|
Prix accessible, même en forfait gratuit |
Historique d’appels automatisé / Enregistrement des appels automatique |
|
IA intégrée qui communique avec tout ton espace |
Automatisations commerciales prêtes à l’emploi (séquences de relance, etc.) |
|
Idéal pour les prestataires de services avec peu de clients simultanés |
Plus adapté si tu gères un gros volume de prospects ou une équipe commerciale |
Notion comme CRM : pour qui ça vaut le coup (et pour qui pas)
✅ C’est fait pour toi si :
- Tu es freelance ou solopreneur·se en prestation de services : consultant·e, créatif·ve, formateur·trice, coach, graphiste…
- Tu veux un outil entièrement à ton image, sans compromis sur la personnalisation
- Tu utilises déjà Notion et tu veux tout centraliser au même endroit
➡️ Ça peut fonctionner en complément si :
- Ton business nécessite un outil métier obligatoire (logiciel de caisse, outil de facturation spécifique…). Notion peut accueillir le reste, mais attention à la double saisie. Certaines intégrations permettent de faire remonter les données automatiquement. Tu as besoin d’aide pour ça ? Je peux t’aider à mettre en place des automatisations !
❌ Ce n’est probablement pas adapté si :
- Tu gères un fort volume de prospects avec des séquences de relance automatisées
- Tu as besoin d’avoir des statistiques qui remontent automatiquement sur le tracking des emails ou des journaux d’appels automatiques
- Ton équipe commerciale a besoin de niveaux d’accès différenciés par service
- Tu gères un commerce physique ou un e-commerce avec stock et commandes
- Tu préfères le papier et tu gères très bien ton activité comme ça (dans ce cas-là, tout va bien dans le meilleur des mondes !)
Si cet article t’a donné envie de te lancer sur Notion, j’ai une bonne nouvelle : tu n’as pas à construire tout ça de zéro. J’ai créé un template Notion gratuit, Pôle clients, avec 4 espaces reliés entre eux (to-do list, projets clients, CRM et factures).
Pas le temps de lire tout l’article maintenant ? Sauvegarde-le pour plus tard en l’épinglant sur Pinterest 📌
