Ton bureau est en bordel ? Applique la méthode 5S étape par étape

Tu passes ton temps à gérer les urgences au lieu de bosser sur les tâches qui comptent vraiment ? Tu croules sous le boulot et tu as l’impression de perdre un temps fou parce qu’il n’y a aucun process clair ?

Si tu hoches la tête en lisant ces lignes, alors la méthode 5S va t’intéresser. C’est une méthodologie japonaise, étape par étape, qui te permet de faire un reset complet de ton organisation professionnelle.

Concrètement ? Tu vas reprendre les bases de ton fonctionnement au travail, poser de nouvelles fondations solides, et enfin avoir une méthode claire pour ne plus te faire déborder par ta charge de travail.

La méthode 5S : d’où ça vient ?

La méthode 5S vient du Japon, créée dans les usines Toyota dans les années 60 pour optimiser les process de production.

L’idée de base est ultra-simple : avoir une méthode claire, en 5 étapes, pour remettre de l’ordre dans son environnement de travail et ses habitudes professionnelles. Tout le monde peut l’appliquer, que tu sois freelance, employé⋅e, manager ou chef⋅fe d’entreprise.

Les 5S correspondent à 5 mots japonais, mais on va les traduire de façon très concrète :

• Seiri = Trier : faire le tri dans tout ce qui t’entoure au travail
• Seiton = Organiser : donner une place logique à chaque chose
• Seiso = Nettoyer : maintenir un environnement sain
• Seiketsu = Standardiser : créer tes propres règles et routines
• Shitsuke = Maintenir : tenir dans la durée

C’est une méthodologie progressive qui te permet de reprendre le contrôle sans te prendre la tête. D’ailleurs, cette méthode n’a pas que pour but d’améliorer ta productivité. Tu vas aussi pouvoir constaté une amélioration de tes conditions de travail & de ton moral, et tu vas réduire les dépenses en temps & en énergie.

Les 5 étapes pour reprendre le contrôle (mode d’emploi)

Étape 1 : Trier – Faire le grand ménage de ton bazar professionnel

Le principe : Tu vas passer en revue tout ce qui t’entoure dans ton travail et ne garder que ce qui est vraiment utile.

Concrètement, ça donne quoi ?

• Tu vides tes tiroirs, ton bureau, tes dossiers (physiques ET numériques)
• Tu classes en 3 tas : « j’utilise souvent », « j’utilise parfois », « ça sert à rien »
• Tout ce qui ne sert pas (ou plus) depuis 1 an va dans la pile « ça sert à rien » → à éliminer / recycler !

Exemple concret : Cette pile de 50 post-it qui traîne depuis 6 mois sur ton bureau ? Si tu ne les as pas utilisés, c’est qu’ils n’ont pas leur place ici.

Étape 2 : Organiser – Créer ta logique d’organisation

Le principe : Chaque chose que tu as gardée doit avoir sa place attitrée, et cette place doit être logique par rapport à ton usage.

En pratique :

• Ce qui te sert au moins une fois par heure doit être directement sur toi (exemples : un casque pour prendre des appels, ton badge, …)
• Les outils que tu utilises tous les jours : à portée de main directe
• Ce que tu utilises chaque semaine : dans ton espace proche
• Le reste : rangé mais accessible quand nécessaire (ça peut être rangé dans un placard, dans un autre endroit que ton bureau, aux archives, …)
• Étiqueter si besoin (surtout les boîtes et dossiers)

Exemple concret : Ton carnet de notes principal va sur ton bureau, tes stylos dans le pot à côté de ta main dominante, ta agrafeuse dans le tiroir du haut à droite.

Étape 3 : Nettoyer – Maintenir un environnement qui te donne envie

Le principe : Un espace propre et sain influence directement ton état d’esprit et ta productivité. D’ailleurs, le mot japonais Seiso veut dire ✨scintiller✨.

Tes actions quotidiennes :

• 5 minutes de rangement en fin de journée
• Nettoyer ton écran, clavier, souris chaque semaine
• Vider ta corbeille (physique et numérique) régulièrement
• Aérer ton espace de travail

Exemple concret : Avant de partir le soir, tu remets chaque chose à sa place et tu nettoies ton bureau. Demain matin, tu attaques direct sans perdre de temps.

Étape 4 : Standardiser – Créer tes règles du jeu

Le principe : Pour que ça tienne dans le temps, tu dois créer tes propres règles simples et claires.

Comment faire :

• Définis 3-4 règles maximum pour ton organisation (ex: « rien ne traîne sur le bureau en fin de journée »)
• Crée des routines courtes : 5 min le matin pour t’installer, 5 min le soir pour ranger
• Note tes règles quelque part de visible

Exemple concret : Ta règle pourrait être « un dossier par projet, classé par date, archive après 3 mois ».

Cette étape est hyper importante si tu travailles avec une équipe, pour que tout le monde puisse s’y retrouver.

Étape 5 : Maintenir – Tenir le cap

Le principe : C’est l’étape la plus importante. Il faut maintenir tout ça dans le temps, et réajuster si nécessaire.

Tes outils pour y arriver :

• Check hebdomadaire de 10 minutes : est-ce que ça fonctionne toujours ?
• Ajuste si nécessaire (tes besoins évoluent, c’est normal !)
• Célèbre tes réussites, même petites
• Sois indulgent⋅e avec toi-même si ça dérappe temporairement

Exemple concret : Chaque vendredi à 17h, tu regardes si ton système fonctionne toujours. Si non, tu ajustes une petite chose, pas tout.

Pourquoi ça marche ?

La méthode 5S repose sur un principe simple : l’organisation extérieure influence directement ton état intérieur.

Quand ton espace est fluide, ta tête respire.
Quand tu sais où sont les choses, tu prends des décisions plus vite.
Quand tu crées des routines, tu gagnes du temps ET de la charge mentale.

👉 Les bénéfices réels de la méthode 5S :

• Gain d’énergie → moins de micro-décisions = plus d’espace mental pour les choses importantes
• Moins de stress → l’environnement visuel devient plus apaisant
• Plus de clarté → tu retrouves une vision d’ensemble sur ton activité
• Plus d’autonomie → tu n’as plus besoin de “chercher”, tu sais, tu anticipes

Et surtout : tu reprends le pouvoir sur ton espace.
Tu redeviens le·la pilote de ton environnement, au lieu de le subir.

Imagine ton espace de travail comme un jardin. Le 5S, c’est l’art d’enlever les mauvaises herbes, organiser tes plantations (les salades à côté des salades), arroser régulièrement, et en faire un endroit où il fait bon revenir chaque jour.

Ton plan d’action pour appliquer la méthode 5S

🔍 1. Supprime (Seiri)

• Fais le tri dans tes dossiers, ton bureau ou ton espace digital
• Garde uniquement ce que tu utilises vraiment
• Donne-toi une règle simple : “Pas utilisé depuis 3 mois = je m’en débarrasse ou je l’archive”

📦 2. Organise (Seiton)

• Attribue une “place logique” à chaque élément (physique ou numérique)
• Crée des zones par usage : urgent / à traiter / à archiver
• Utilise des boîtes, des dossiers ou des codes couleur pour faciliter l’accès

✨ 3. Nettoie (Seiso)

• Nettoie ton espace (oui, même les câbles ou ton fond d’écran)
• Profite de ce moment pour te reconnecter à ton environnement de travail
• Crée-toi un petit rituel de fin de semaine pour tout remettre à zéro

📅 4. Standardise (Seiketsu)

• Note les routines qui fonctionnent pour toi (ex. : revue hebdo Notion, tri mensuel de fichiers)
• Crée un template (ou réutilise le tien 😇) pour garder la structure
• Automatise ce qui peut l’être (rappels, tags, tri, etc.)

♻️ 5. Maintiens (Shitsuke)

• Donne-toi un “signal” de désordre : quand X revient trop souvent, c’est le moment d’ajuster
• Bloque un créneau chaque semaine ou chaque mois pour “recaler” ton système
• Garde en tête que ce n’est pas figé → adapte ton espace à ton évolution

Tu veux aller plus loin ? Après avoir posé les bases avec la méthode 5S, structure tes tâches au quotidien avec mon template Excel/Google Sheets. C’est le combo parfait pour ne plus te laisser submerger (et il est gratuit ✨).

Garde ces astuces à portée de main en les épinglant sur Pinterest 📌