Un tableau Excel pour organiser ses tâches au travail ?

Quand on commence dans le monde professionnel, c’est difficile de trouver comment s’organiser. Ne pas se noyer sous ses mails, ne pas oublier ce qu’il se dit en réunion ou au détour d’un couloir, respecter des deadlines,… Mais j’ai la solution magique : un outil Excel pour devenir un.e pro de l’organisation au travail !

J’ai essayé plusieurs méthodes : cahier papier, mettre les tâches directement dans l’agenda en ligne, … Mais quand j’ai commencé à avoir plusieurs projets en même temps, difficile de se retrouver et de ne pas perdre du temps à m’organiser.

Le tableau Excel, mon outil magique

Lors d’une précédente expérience, la directrice de mon service est partie en congé maternité. Afin de donner des indications à toute l’équipe en son absence sur nos missions, elle nous avait envoyé un tableau Excel avec toutes les tâches recensées. C’est à cette époque que j’ai découvert la puissance d’Excel.

Au fil du temps, je l’ai complètement remodelé à ma sauce et je l’ai ✨ pimpé ✨. Il comporte notamment des formules automatiques (appelées macros sur Excel) pour trier automatiquement les dates dans l’ordre, ou encore des mises en formes automatiques selon l’état de la tâche. Voici comment il se présente :

Et devine quoi : tu peux l’obtenir gratuitement ! Il existe en version Excel avec macros (.xlsm), mais aussi en version Google Sheets.

Pour l’obtenir, il suffit tout simplement de t’abonner à ma newsletter en remplissant ce formulaire 👇

Comment fonctionne le tableau Excel ?

Dans la première colonne, tu renseignes le dossier sur lequel tu travailles. Dans la deuxième, tu listes les tâches. Je te conseille de faire une ligne par tâche, à moins que ce soit des micro-tâches que tu veux regrouper.

Pour ajouter des projets, tu peux le faire directement sur le deuxième feuillet « Set up ».

Suivi des tâches

La colonne « Etat » comporte un code couleur pour te repérer plus facilement. Je l’ai renseigné de façon automatique pour te gagner du temps : quand tu taperas par exemple « TRAITE », elle se remplira automatiquement en vert. Je n’ai pas trouvé de solution pour le moment pour masquer automatiquement la ligne quand elle est « TRAITE », tu devras donc activer le filtre manuellement. Mais je suis preneuse si jamais tu sais comment faire !

Dates & deadline

Pour les deux colonnes suivantes, renseigne la date de début à laquelle tu aimerais faire cette tâche, et une date de fin. De cette façon, la colonne « À faire ajd ? » se remplira automatiquement par « OUI » si la date du jour est comprise dans la période de dates. Ça te permettra de filtrer automatiquement ta to-do list du jour !

Astuce : si ta tâche est à faire uniquement sur une journée, inscris la date souhaitée deux fois dans les colonnes « date de début » et « date de fin ».

Selon la date insérée dans la colonne « deadline », les jours restants se calculeront automatiquement. Si la tâche est en retard, la cellule sera automatiquement mise en avant pour te permettre de la repérer plus facilement et la faire au plus vite !

Prioriser ses tâches

La colonne « priorité » fonctionne avec la matrice d’Eisenhower. Je t’en ai parlé sur mon compte Instagram :

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Pour l’utiliser dans mon tableau Excel, complète les colonnes « Urgent » et « Important » : sélectionne l’item dans la liste déroulante (Urgent / Non urgent ; Important / Non important). En fonction de ce que tu as sélectionné, un message s’affiche dans la cellule « Priorité ».

Si tu ne remplis pas les deux colonnes Urgent et Important, la colonne « Priorité » n’affichera aucun message.

Low/deep work

La colonne low/deep te permet de catégoriser les types de tâches, pour savoir le temps que ça te prendra. Je t’invite à lire cet article pour mieux comprendre le low et le deep work.

Télécharge gratuitement le template en t’inscrivant à ma newsletter ! Tiens-moi au courant si tu trouves ce tableau Excel efficace pour ton organisation au travail. Si tu as des idées d’améliorations que je pourrai y apporter, fais-les moi savoir en commentaire !

Et si tu veux opter pour une version avec encore plus de fonctionnalités, checke le lien ci-dessous 👇

Allez, maintenant, au boulot !