Mesurer ton temps au travail avec le time tracking

T’est-il déjà arrivé de dire “oui” à un projet au boulot, mais difficilement trouver de la place dans ton planning ? Est-ce que tu sais réellement ce que tu fais pendant tes journées de boulot ? Le time tracking va t’aider à mesurer ton temps passé sur chaque tâche et à améliorer ta productivité.

Le time tracking, c’est quoi ?

Le suivi du temps (time tracking) est une technique de gestion du temps. Il consiste à mesurer ton temps passé sur chaque tâche, dans l’objectif de mieux te connaître et donc d’améliorer ta productivité. Les trackers de temps peuvent prendre la forme d’applications sur ton ordinateur/ton téléphone, ou s’intégrer dans tes outils habituels d’organisation et de gestion de projet.

Trackers et blocs de temps : un mariage efficace

Pour moi, le time tracking est efficace seulement si tu utilises déjà la méthode des blocs de temps (time blocking) pour ton organisation. Je t’ai consacré un article dédié à ce sujet, tu peux le consulter en cliquant ici.

Les avantages du time tracking

Pour moi, tracker son temps a 3 gros avantages :

• Mieux gérer tes projets avec un planning et des objectifs réalistes

On a tendance à dire “oui” à beaucoup de projets, sans savoir si on a vraiment le temps de pouvoir les mener à bien. En trackant ton temps, tu sauras mieux évaluer le temps passé sur une tâche, et donc le planning d’un projet.

• Pouvoir justifier auprès de ton N+1 ta charge de travail : dossiers à prioriser ou personnel à embaucher

Difficile de dire non à son chef, surtout quand on a aucune preuve à l’appui. Même s’il est bienveillant, c’est toujours utile d’avoir des statistiques réelles. Surtout pour savoir les dossiers à prioriser en cas de surcharge de travail, ou bien justifier l’embauche d’une nouvelle personne au sein de ton équipe.

De mon côté, j’ai commencé à mettre ça en place il y a quelques semaines au départ de ma chef. Même si mon N+2 est plutôt conscient côté priorisation des projets jusqu’à maintenant, je préfère me protéger pour justifier mon travail en cas de besoin.

• Préserver ton équilibre vie pro / vie perso en te mettant des limites

Si tu es comme moi et que tu as tendance à être un peu perfectionniste sur les bords, et surtout passionné(e) par ce que tu fais, alors c’est hyper important de te fixer des limites. Surtout si tu ne comptes pas tes heures passées au taf’…

Comment mesurer ton temps ?

Google Agenda

Avec Google Workspace

Dans la structure dans laquelle je travaille, nous utilisons Google Workspace. La version payante te permet d’accéder à un petit outil bien sympa appelé “Utilisation du temps”. Ça te permet d’avoir des statistiques réelles sur ton agenda.

Etape 1 : choisir des libellés

La première étape pour moi a été de décider ce que je voulais tracker. En l’occurrence, je trouvais que je passais trop de temps à faire des micro-tâches (ou tâches non prioritaires), ou à rédiger des publications pour notre intranet. J’avais besoin de savoir combien de temps je travaillais en deep work sur des projets.

Tout se passe à l’ajout d’un nouvel événement dans Google Agenda : tu peux choisir des libellés de couleur pour les différents items que tu veux mesurer. De mon côté, je n’en ai volontairement pas mis beaucoup : le choix des couleurs est limité, je ne voulais pas me retrouver avec un agenda hyper moche et incompréhensible visuellement parlant.

Tu peux également appliquer les libellés de couleurs à tes réunions.

Visuellement, ça peut déjà t’apporter certaines données en un coup d’oeil : certaines semaines ressemblent à ça 👇🏻

et d’autres plutôt à ça 👇🏻

Comme tu peux le voir, je ne mesure pas non plus chaque moindre petite tâche que je fais. J’essaie au maximum de regrouper ces micro-tâches dans un seul bloc de temps pour être plus concentrée. L’objectif du time tracking n’est pas non plus de te faire perdre du temps à renseigner toutes tes tâches ; mais plutôt à travailler avec les blocs de temps pour être plus productif(ve).

Etape 2 : les statistiques

En utilisant les libellés, tu as accès à une petite fonctionnalité qui apparaît sur la gauche de ton agenda :

Si tu cliques dessus, tu peux voir plus de détails qui peuvent t’être utiles 👇🏻

Certains chiffres sont à prendre avec des pincettes. Dans mon cas, mon temps restant est de 13,5h ; ça ne veut pas dire que j’ai glandé pendant tout ce temps 😅. Il y a toujours les urgences à gérer, des interruptions téléphoniques, les pauses, etc. Pense à déduire ces temps-là, ou carrément à les inclure dans ton agenda (notamment les pauses déj) pour que les données soient le plus fiables possible.

Sans Google Workspace

Si tu n’as pas Google Workspace mais que tu utilises quand même Google Agenda, tu peux utiliser les différents agendas pour tracker visuellement ton temps de travail. Tu n’auras pas de statistiques chiffrées sur tes réunions (à toi de faire le calcul si besoin), mais l’avantage c’est que tu pourras avoir un agenda bien plus joli.

Les logiciels de time tracking

Il existe d’autres logiciels, payants ou gratuits, pour mesurer ton temps. Je ne les ai pas testé donc je ne peux pas t’en dire plus, mais voilà un article qui pourra certainement t’aider.

Et toi, tu trackes ton temps au boulot ?