Le time blocking pour organiser ta semaine de travail

Si tu t’organises avec un agenda en ligne, tu l’as sûrement déjà utilisé comme pense-bête pour te rappeler des tâches à faire. Le piège avec ça, c’est de noter toutes les petites tâches et de se retrouver avec très peu de temps pour avancer sur tes projets. Pour résoudre ce problème, la technique du time blocking va t’aider à rentabiliser ton temps de travail !

Le time blocking, c’est quoi ?

Le time blocking consiste à te bloquer des plages horaires pour travailler sur un projet. Les indiquer dans ton agenda en ligne permettra à tes collègues de ne pas te déranger (en voyant tes indisponibilités pour les réunions par exemple). Cette méthode te permet d’être focus pendant une période de temps donnée sur un projet, sans être dérangé(e) par les distractions autour.

Attention : il ne remplace pas ta to-do qui te permet d’avoir un suivi de tes tâches sur ta semaine / ta journée, selon les projets. Il vient en complément, pour avancer sur les projets de fond, plutôt que d’effectuer des micro-tâches à la suite qui te font perdre en productivité et en concentration.

Comment utiliser le time blocking pour son organisation au travail ?

Bloquer de grandes périodes dans ton agenda

L’erreur n°1 serait de renseigner toutes les tâches de ta to-do dans ton agenda. Les micro-tâches ne sont pas productives : en effectuant une tâche pendant 15 minutes puis en passant à la seconde juste après, tu diminues ta capacité de concentration. Tu es sûrement d’ailleurs souvent déconcentré par une notification, un message, un mail, …

Bloque des périodes par projet plutôt. Pense à te faire un code couleur pour identifier les projets rapidement.

Ne surcharge pas trop ton planning

Garde toi de la marge pour gérer les urgences : 1h chaque soir par exemple, qui te permettra de gérer tous les imprévus. S’il n’y a pas de tâches à régler en urgence, profites-en pour avancer sur tes tâches du lendemain !

Prends en compte les temps de pause en ne collant pas tes projets les uns après les autres. Une pause entre 5 et 15 minutes après chaque bloc te fera le plus grand bien pour te reconcentrer de nouveau dans un autre projet !

Choisis la période de temps efficacement

Effectue les tâches selon ton rythme : si tu es plus productif le matin, programme les tâches qui te demandent le plus de concentration dans la matinée.

Planifie ta semaine le vendredi précédent

Quitter le boulot un vendredi alors que tu as encore pleins de choses à faire… Ça t’est déjà arrivé ? C’est difficile de couper immédiatement et d’arrêter de penser au travail alors que tu es en week-end. Pour cela, bloque toi une plage horaire pour organiser ta semaine suivante tous les vendredis en fin de journée.

Coupe les notifications extérieures pour rester concentré

Bloque tes applications sur ton temps de travail ! Pour ton téléphone portable, je t’ai expliqué la marche à suivre dans mon article sur la procrastination. Pour ton ordinateur, Windows 10 a un assistant de concentration qui te permettra de bloquer également les notifications. Sur Mac OS, tu peux utiliser la fonctionnalité « Ne pas déranger« .

Dédie un temps pour lire tes mails, et ne les lis pas en dehors de cette période. 1 à 2 fois par jour suffit amplement ! En les lisant toutes les heures, tu as l’impression de travailler mais en vérité non, puisque tu es déconcentré de la tâche que tu étais en train de faire.

Mesurer ton temps à travers les blocs de temps peut aussi te permettre d’être plus productif(ve) : je t’invite à lire cet article pour en savoir plus !