Comment organiser sa boîte mail professionnelle ?

Si tu te retrouves avec des centaines de mails non lus et que tu finis par perdre le fil, c’est mauvais signe. Il y a des façons très simples d’organiser ta boîte mail professionnelle, découvre mes astuces !

Je n’ai jamais compris comment faisaient les gens qui ont des milliers de mails non lus dans leur boîte de réception 😱 Je trouve ça super stressant de sentir qu’on passe possiblement à côté d’une info ou d’une tâche à faire. Il suffit pourtant d’adopter les bonnes habitudes pour avoir une bonne organisation et perdre moins de temps !

Prévoir des moments dédiés pour gérer ta boîte mail

Mon premier conseil, c’est de prévoir un moment privilégié dans ta journée dédié à la gestion de tes mails, plutôt que de le faire tout au long de la journée et de te déconcentrer sur tes projets.

Si tu veux en savoir plus sur la déconcentration, je t’invite à te rendre sur mon compte Instagram, j’ai fait un post dédié à la loi de Carlson !

Si tu utilises la technique du time blocking, tu peux te prévoir de gérer ta boîte mail par exemple avant ta pause déjeuner tous les jours. Evite de commencer ou de finir ta journée par cette tâche, surtout si tu reçois beaucoup de mails !

Trier tes mails

Laisser un mail en non lu en disant « je le traiterai plus tard » n’est pas la bonne solution. Les jours passent, tu reçois de plus en plus de mails, le mail finit par se perdre dans ton fil, et tu passes à côté de l’info.

Pour éviter ça :

Quand tu traites un mail, renseigne tout de suite les tâches à faire dans ton fichier de suivi des tâches. Même si ces tâches sont à faire dans les prochaines semaines, au moins tu ne passeras pas à côté.

Puis, pour pouvoir retrouver facilement le mail quand arrivera le moment où tu devras faire la tâche, utilise des dossiers pour organiser ta boîte mail professionnelle.

Organiser sa boîte mail avec des dossiers

Voici comment mes dossiers se présentent :

• Pour les tâches « simples » à traiter, je les classe dans le dossier « À traiter ».
  • Une de mes tâches récurrentes étant de faire du community management, j’ai un sous-dossier avec les publications que je dois traiter.
  • Le sous-dossier « en attente » est dédié aux tâches qui sont en cours, mais qui sont généralement en attente de plus d’informations ou de validations pour être clôturées.
  • J’ai aussi créé un sous-dossier « Non urgent et non important », à la méthode de la matrice d’Eisenhower. En vérité, je ne plonge jamais trop la tête dedans car je sais que ce ne sont pas des choses importantes, néanmoins je les garde sous le coude dans les moments où j’ai des périodes plus calmes pour les traiter.
• Pour les projets, je les classe dans le dossier « Projets » puis le sous-dossier du projet concerné. Ça me permet de retrouver plus facilement tous les mails dédiés à ce projet.

Utiliser les dossiers m’a clairement fait gagner énormément de temps, couplé au tableau de suivi des tâches qui me permet de tout suivre et ne louper aucune tâche à faire.

Avec mes conseils, je ne veux plus voir ça !