Gérer les tâches de dernière minute : comment avoir une organisation efficace ?

On te balance très souvent des tâches à la dernière minute qui foutent en l’air ton organisation au travail ? Je te file quelques astuces pour éviter de péter les plombs tout en restant super organisé.

Parles-en avec ton responsable

La base, c’est de parler avec ton boss. Pas pour râler, mais pour mettre les choses au clair. Redéfinissez ensemble ce que tu as à faire et assure-toi que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Utilise un tableau de suivi

Si tu as une fonction support (ex : informatique, communication, comptabilité, …), et que donc ton métier dépend des tâches que tes collègues te donneront en plus de tes propres projets, tu peux mettre en place un tableau d’e suivi et d’organisation et de suivi des tâches. Un simple fichier Excel, où chaque collègue pourra inscrire sa demande avec toutes les infos : tâche, projet, qui te l’a refilée, et surtout, la date limite. Ça évite que tu te fasses bombarder de « T’as pas oublié de faire ça ? » et ça clarifie les priorités.

Tu peux utiliser mon tableau Excel comme base et l’adapter selon tes besoins !

J’ai pu expérimenter ce genre de fonctionnement dans un de mes postes : la graphiste avait du mal à savoir quel projet était vraiment prioritaire par rapport aux autres. Et pour le reste de l’équipe, c’était aussi difficile de se rendre compte de sa charge de travail et de savoir si le projet du collègue était plus prioritaire que le nôtre. Du coup l’équipe avait mis en place un tableau de suivi pour ses missions. Beaucoup plus facile à gérer pour le suivi des tâches, et surtout pour facilement recentrer les priorités quand elle était sous l’eau (ou absente).

Négocie les délais

Avant de te lancer tête baissée dans une nouvelle tâche, demande à la personne si c’est vraiment urgent. Propose-lui une date limite réaliste et explique-lui que tu n’as pas envie de bâcler ce qu’on te demande de faire. Et insiste pour avoir des détails à l’avance. Genre, « Pour le 30 novembre, j’aurai besoin de ça. J’ai pas toutes les infos, mais je t’envoie tout dès que possible, ça risque d’être dernière minute.” Comme ça, tu peux intégrer ça dans ta to-do list sans te faire surprendre.

Dans l’ensemble, je trouve que les gens le prennent mieux si tu leur demandes une deadline précise (et pas “dès que tu peux”…). Des tâches urgentes et méga importantes à faire au plus vite, ça peut arriver. Mais si c’est toujours le même collègue qui te demande des tâches “à faire pour hier”, pense à lui faire une petite piqûre de rappel en lui disant “OK pour cette fois”, mais que pour les prochaines tu aimerais être prévenu.e en amont pour pouvoir t’organiser et remplir la mission qu’on te confie dans les temps.

Si tu te retrouves régulièrement en surcharge de travail, je t’invite à lire cet article.

Instaure des process

Imagine-toi : tu es à fond dans un projet, mais tu es interrompu.e de nombreuses fois par ton téléphone qui sonne : questions d’un collègue, demandes diverses et variées…

Si ton service est plutôt un service support, je te conseille de mieux cadrer les choses pour éviter que ce soit trop le bordel. Tu peux par exemple créer une fiche type de demande (type PDF), à remplir et envoyer par mail sur l’adresse mail générique du service. Ça te permettra d’éviter d’avoir des bouts d’infos par téléphone, d’en oublier la moitié, et surtout de ne pas avoir de trace écrite.

Vous pouvez aussi mettre en place pour l’équipe un “standard téléphonique” quotidien ou hebdomadaire, réservé à toutes les demandes non urgentes. Par exemple → “Vous pouvez nous appeler tous les matins de la semaine. Par contre, l’après-midi, notre téléphone sera désactivé. Si c’est une urgence, vous pouvez nous envoyer un mail ou passer directement nous voir au bureau.”

Dans l’ensemble, fais comprendre à tes collègues que les appels téléphoniques, c’est pour les urgences. Pour les questions simples, demande-leur de te balancer un chat ou un mail. Assure à tes collègues que même si la réponse ne sera pas immédiate, elle sera donnée dans la journée.

Avec ces astuces, tu vas upgrader ton organisation face aux tâches de dernière minute. La communication et l’anticipation, c’est la clé pour rester zen et productif.