8 tâches à déléguer dès maintenant pour alléger ta charge mentale au boulot

Tu te sens débordé·e au travail mais tu n’as pas d’équipe à qui déléguer ? J’ai une bonne nouvelle : déléguer, ce n’est pas forcément avoir un assistant ou une équipe sous la main. Il existe plein de façons de se libérer du temps et de la charge mentale, même en solo.

Dans cet article, je te montre 8 tâches que tu peux déléguer facilement, avec des solutions concrètes pour te soulager et gagner du temps !

Pourquoi déléguer, même sans équipe ?

La délégation a plusieurs avantages :

• Libérer de l’espace mental pour te concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée
• Réduire la fatigue décisionnelle : moins de micro-choix à faire chaque jour
• Gagner du temps sur les tâches chronophages ou répétitives

Pour moi, c’est indispensable de te débarrasser des tâches qui te prennent un temps monstre et qui n’apporte rien à ta vie pro. Commence par identifier les tâches qui te pèsent le plus : celles qui te fatiguent mentalement ou qui te prennent trop de temps.

Je te donne 8 exemples de tâches à déléguer, à implémenter petit à petit 👇🏻

Les tâches professionnelles à déléguer dès maintenant pour alléger ta charge mentale

1. La gestion des emails & des réponses répétitives

→ À déléguer à : Un·e collègue de confiance ou un·e assistant·e virtuel·le.

Si tu as une petite équipe ou un·e assistant·e, alors je te conseille de partager l’accès à ta boîte mail (ou une adresse commune) pour qu’une personne trie les emails non urgents, supprime les spams et prépare des brouillons de réponse pour toi.

Mais si tu n’as pas d’équipe, tu peux te créer un·e assistant·e virtuelle en utilisant un outil comme ChatGPT, Claude AI ou Mistral. Tu vas pouvoir demander à l’outil de te rédiger des réponses types que tu n’aurais plus qu’à copier-coller et adapter au besoin.

💡 L’astuce pour gagner du temps : préparer tes réponses types directement en tant que “modèle” dans ton outil de messagerie électronique (Gmail ou Outlook par exemple).

2. La planification des réunions

→ À déléguer à : Un·e collègue organisé·e ou un outil comme Calendly.

S’il existe dans ton service un·e assistant·e, la planification des réunions doit sûrement faire partie de ses missions. Donc bien sûr, tu peux lui déléguer la gestion des invitations et le fait de trouver des créneaux communs (surtout s’il y a beaucoup d’interlocuteurs).

Mais si tu travailles solo ou avec une toute petite équipe, alors tu peux avoir un outil qui propose directement tes disponibilités pour les rendez-vous en 1:1.

La plupart des agendas en ligne proposent nativement cette fonctionnalité, je t’invite à te renseigner directement auprès de ton outil. Mais tu peux aussi utiliser des outils comme Calendly ou Cal.com, qui proposent des versions gratuites largement suffisantes pour les débutants. Ça évite les allers-retours inutiles par mail pour proposer des dates de rendez-vous, puis finalement être indisponible ces jours-là, etc. : tu envoies directement le lien de tes dispos à la personne, et elle prend rendez-vous dans ton agenda.

3. La relecture et la correction des documents

→ À déléguer à : Un·e collègue minutieux·se ou un outil comme Grammarly.

Avant d’envoyer un document important, demande à quelqu’un de le relire pour détecter les coquilles ou vérifier la clarté des idées. Tu peux utiliser un outil d’écriture assistée pour une première passe rapide, puis confie la version finale à un humain pour un regard plus fin.

Si tu penses que ça ne sert à rien parce que tu t’es déjà relu·e 5 fois, crois-moi tu peux te tromper ! Dans une de mes précédentes expériences, j’ai remarqué une coquille que personne n’avait vu alors que 3 personnes avaient relu le document avant moi.

4. La création de visuels & supports de présentation

→ À déléguer à : Un·e collègue créatif·ve ou un·e freelance.

Si la création graphique n’est pas ton fort (ou te prend trop de temps), délègue cette partie à une personne plus à l’aise sur Canva ou PowerPoint.

Dans certains cas, le service communication de ton entreprise pourra également prendre le relai, renseigne-toi auprès d’eux. Il y a peut-être des modèles de PowerPoint qui existent pour te faire gagner du temps par exemple.

Mais si tu n’as pas de service com’ ou que tu travailles seul·e, tu peux aussi faire appel à un graphiste freelance. Fournis un brief clair avec quelques inspirations pour éviter trop d’allers-retours. Certes, ça représentera un petit budget de base, mais tu gagneras tellement de temps avec un modèle prédéfini pour toutes tes prochaines présentations (ou posts Instagram par exemple).

5. La veille & la recherche d’informations

→ À déléguer à : Un·e stagiaire, un·e collègue curieux·se, ou un agent IA comme Perplexity.

Je tiens quand même à préciser que l’accueil d’un stagiaire doit se faire avant tout pour transmettre tes connaissances, et qu’il faut se dégager du temps pour l’accueillir. Ce n’est pas la solution miracle pour te décharger de tes tâches.

Si tu as la possibilité, charge quelqu’un de te résumer les dernières tendances du secteur ou de collecter des articles clés.

Mais tu peux aussi le faire grâce à des outils informatiques ! Tu peux :

• Configurer des alertes automatiques pour recevoir les infos importantes sans chercher manuellement (soit spécifique dans ta recherche, car sinon tu risques d’être spammé·e)
• Demander un récapitulatif synthétique (ex : 3 points clés par article) à ton IA préférée pour ne pas avoir à tout lire
• Utiliser Perplexity, un moteur de recherche boosté à l’IA pour avoir des recherches pertinentes. Attention tout de même à vérifier tes sources : les outils d’IA peuvent parfois mentir et inventer des choses. La différence entre ChatGPT et Perplexity, c’est que ce dernier va te montrer directement les sources sur lesquelles il s’est basé, que tu pourras aller vérifier de toi-même.

6. Le suivi des petites tâches administratives

→ À déléguer à : Un·e stagiaire ou un·e assistant·e virtuel·le.

Passe la main sur des missions comme la mise à jour d’un fichier, la collecte de factures ou l’envoi de rappels. Ces petites tâches grignotent du temps et de l’énergie mentale sans qu’on s’en rende compte.

Si tu travailles solo, tu peux utiliser des outils d’automatisations comme Make ou Zapier pour faire ce genre de choses.

7. La création de contenus sur les réseaux ou l’intranet

→ À déléguer à : Un·e collègue community manager ou un outil d’IA

Si tu as un service communication dans ton entreprise, la question ne se pose pas pour la communication externe vu que ce n’est probablement pas ton boulot. Je conseillerai d’avoir un·e « référent·e communication » au sein de ton service, qui serait en lien avec le service communication et s’occuperait notamment de la communication interne de ton service.

Si tu es entrepreneur·e, tu peux demander à un outil d’IA conversationnelle de te donner des idées en fonction de ta cible et du message que tu veux véhiculer. Tu peux aussi utiliser des outils dédiés comme Kawaak, qui te prépare des posts LinkedIn prêts à l’emploi, que tu n’as plus qu’à vérifier et publier directement via l’outil.

8. L’organisation des fichiers et le classement des documents

→ À déléguer à : moi (coucou 👋🏻)

Si ta hiérarchie de fichiers est un chaos sans nom, demande à quelqu’un de tout ranger une bonne fois pour toutes, avec une logique de nommage simple. Et je peux t’aider à entamer ta réflexion en 1h de visio !

Tu veux gagner encore plus de temps ?

→ Gagne du temps au travail avec ces 12 prompts pour ChatGPT (qui marchent avec toutes les IA) !

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