La méthode Getting Things Done (GTD) expliquée en 10 minutes

La méthode GTD (Getting Things Done) est très connue dans le monde de la productivité. Mais en quoi elle consiste ? Est-elle faite pour toi ?

Qu’est-ce que la méthode GTD ?

David Allen, écrivain et consultant américain spécialiste de la productivité, a inventé la méthode Getting Things Done. Celle-ci consiste en 5 étapes :

1. Collecter
2. Clarifier
3. Organiser
4. Réviser
5. Agir

Le schéma suivant résume toutes les étapes (je te les détaille dans l’article) :

Les étapes de la méthode GTD

1. Collecter

Ça t’est déjà arrivé de penser à 46000 choses en même temps ? De ne pas réussir à te concentrer sur une tâche de boulot parce que tu penses à l’organisation de ton week-end ? David Allen appelle ça des “boucles ouvertes” ou “intrants” : les tâches et engagements, petits ou grands, présents dans notre inconscient.

Le but de cette première étape, c’est de rassembler tous les intrants (privé, pro, urgent ou non, petit ou grand, …) dans quelques endroits limités (corbeille à papier, carnet, système digital et boîte email par exemple). Un peu comme la méthode KonMari, mais pour désencombrer ton cerveau cette fois.

→ Une chose à avoir en tête : si au cours de ta collecte, l’action demandée prend moins de 2 minutes, fais-la tout de suite.

La collecte passe par deux moyens :

La collecte physique

Prend une boîte, et mets-y dedans tous les éléments : qui ne te conviennent pas, qui ne te rendent pas heureux, qui sont obsolètes, qui nécessitent une action de ta part (à réparer, changer les piles, à lire), qui ne sont pas pratiques. Si l’élément est trop gros pour entrer dans la boîte, tu peux prendre un post-it et écrire l’élément (ex : “meuble du salon pas pratique”).

⚠️ Ecris seulement une chose par papier, il ne faut pas faire de listes. Il faut aussi mettre la date du jour.

La collecte mentale

Arme-toi de tes post-it, et c’est parti ! Note touuuuut ce qui te passe par la tête : tes projets (inachevés, à commencer, en cours, à faire un jour) pro & persos, tâches à faire, engagements vis-à-vis de certaines personnes, évènements à venir, …

2. Clarifier

L’étape de clarification doit être décorrélée de la collecte : selon David Allen, quand on décharge son cerveau, on est pas forcément dans le mood de prendre une décision pour tous les intrants. Le but, c’est donc de faire l’étape de clarification dans un second temps.

Les étapes à suivre :

1. Prendre un élément (celui en haut de la pile) et traiter un élément à la fois.

2. Décider quelle est l’action suivante. Il s’agit d’une action concrète.

Par exemple, “prévoir réunion” n’est pas assez concret : comment tu la prévois ? Tu dois envoyer des invitations ? À qui ? Est-ce qu’il te manque des infos pour prévoir cette réunion ?

3. Planifier l’action

Il y a 3 choix possibles :

• faire l’action maintenant si elle dure moins de 2 minutes
• la déléguer (ex : “il faut l’envoyer au service client”, “il faut que mon patron jette un coup d’œil”, “j’ai besoin de consulter mon mec/ma meuf là-dessus”). Ces intrants doivent être suivis dans un dossier “En attente” avec la date du jour.
• la différer → liste “prochaines actions”

S’il y a plusieurs actions à faire, alors c’est un projet. Un projet n’est pas forcément quelque chose de révolutionnaire et qui prend des mois à réaliser. Ça peut-être tout simplement “Repeindre le mur de la cuisine”, qui comprendrait les tâches “Choisir une nouvelle couleur”, “Acheter la peinture”, et “Peindre”. Pour s’y retrouver plus facilement, David Allen conseille d’avoir une “Liste de projets” à jour, reprenant les intitulés de tous les projets en cours.

Si l’élément ne nécessite pas d’action, il y a 4 choix :

• C’est inutile > Poubelle (attention aux docs administratifs à garder un certain temps)
• Pas d’action immédiate mais peut-être un jour > Liste “Un jour peut-être” ex : “j’aimerais vraiment me mettre à la peinture”
• Pas d’action immédiate, mais dans X temps > Rappel dans l’agenda ex : une pub sur un événement qui pourrait nous intéresser éventuellement si on est dispo, à revoir le jour J
• Potentiellement intéressant, pourrait servir un jour > Document de référence

3. Organiser

Une fois clarifié, l’intrant va dans une catégorie d’élément parmi celles ci-dessous :

Liste Projets

La liste projet permet de jeter un coup d’œil chaque semaine pour voir tout ce qu’on a en cours. Ça permet de savoir tout ce qu’on a sur le feu, et donc de renforcer un sentiment de maîtrise. Ça permet aussi de pouvoir faire l’inventaire de tout ce qu’on a un gérer, argument très utile quand on a besoin de déléguer ou de mieux répartir la charge de travail (au boulot, mais aussi dans son foyer).

Pour dresser la liste de tes projets, pense à regarder dans ton agenda (les réunions prévues), tes objectifs perso & pro (ou les objectifs de l’entreprise), mais aussi les problèmes que tu rencontres au quotidien.

Tu peux créer des listes différentes selon les catégories (pro, perso, …), à toi de voir le système de classement qui te convient le mieux.

Documents annexes aux projets

→ ce sont ni des actions, ni des rappels. Ce sont des ressources pour documenter nos actions et réfléchir à nos projets.

Exemple : dans le dossier du projet “Aménager l’appartement”, il y a un plan de l’appartement et des magazines d’inspirations déco.

Rentrent dans cette catégorie les idées pour un projet, qui sont au stade d’idées (les endroits à découvrir pendant notre prochain voyage, par ex).

Agenda

Ton agenda peut comporter, en plus des rendez-vous fixés, des “rappels d’actions”. Il s’agit de rappels à faire à une date précise : aller chercher le gâteau d’anniversaire avant la fête, ouverture de la billetterie pour un concert, …

Liste Prochaines actions

La liste “prochaines actions” a besoin d’être structurée pour être le plus efficace possible. Les actions qui doivent être réalisées à un jour, voire une heure précise seront indiquées dans ton agenda : ton agenda est donc à consulter en priorité.

Pour les autres actions (celles qui sont à faire dès que possible), tu peux créer plusieurs “to-do list” selon le contexte : outil, lieu, ou situation. Par exemple : appels à passer, à faire sur l’ordinateur, à faire au bureau, à faire à la maison, à lire, …

Liste En attente

Ça concerne tous les éléments que tu attends de la part de quelqu’un. Pense à inclure la date d’entrée dans la liste, ça te donnera un avantage non négligeable quand tu devras relancer la personne.

Documents de référence

Ça répertorie touuuus les documents dont tu aurais potentiellement besoin un jour. Tu peux les classer par catégories par exemple.

Pour la manière de les classer, à toi de voir. Mais dans l’ensemble, je te conseille le numérique, car c’est accessible à n’importe quel moment.

Liste Un jour peut-être

= une liste où stocker tous tes rêves/futurs projets.

Exemples : “apprendre l’italien”, “avoir un cheval”, “courir un marathon”, “écrire un roman”, “refaire la cuisine”

→ Il faut faire l’inventaire de tout ça pour libérer ton cerveau sur une liste à part.

Si besoin, tu peux diviser cette liste en sous-catégories :

• Manger : recettes, menus, restaurants, vins
• Livres à lire
• Films à voir
• Idées de cadeaux
• Destinations que j’aimerais découvrir
• Week-ends à organiser
• Idées en vrac

→ C’est important de bien distinguer ces catégories et ne pas les mélanger. Ex : un document à lire ne va pas dans la catégorie “document de référence”, puisque nous avons une action à effectuer avec ce doc. Il ira dans la pile “prochaines actions”, sous-catégorie “à lire”.

4. Réviser

Réviser, ça veut dire remettre le nez dans tes projets en cours et tes boucles ouvertes.

• Tous les jours, jette un coup d’œil à ton agenda et tes listes “prochaines actions”
• Toutes les semaines, fais les étapes de la méthode GTD : collecte, clarifie, structure, organise, et revois les futurs événements de ton agenda
• De temps en temps (quand tu te poses une question les concernant), mets le nez dans tes listes “Projets”, “En attente” et “Un jour peut-être”, ainsi que tes objectifs.

5. Agir

Il ne te reste plus qu’à te mettre au boulot !

N’hésite pas si tu as des questions ou besoin de précisions sur la méthode GTD, je serai ravie d’y répondre !