La méthode Getting Things Done (GTD) expliquée en 10 minutes

La méthode GTD (Getting Things Done) est une méthode d’organisation créée par David Allen. Elle permet de mieux gérer tout ce qu’on a à faire, nos projets et nos idées, en passant par cinq étapes : collecter, clarifier, organiser, réviser et agir. Mais comment fonctionne-t-elle concrètement ?

Qu’est-ce que la méthode GTD ?

David Allen, écrivain et consultant américain spécialiste de la productivité, a inventé la méthode Getting Things Done. Celle-ci consiste en 5 étapes :

1. Collecter
2. Clarifier
3. Organiser
4. Réviser
5. Agir

Le schéma suivant résume toutes les étapes (je te les détaille dans l’article) :

Les étapes de la méthode GTD

1. Collecter

Ça t’est déjà arrivé de penser à 46 000 choses en même temps ? De ne pas réussir à te concentrer sur une tâche de boulot parce que tu penses à l’organisation de ton week-end ? David Allen appelle ça des “boucles ouvertes” ou “intrants” : les tâches et engagements, petits ou grands, présents dans notre inconscient.

Le but de cette première étape, c’est de rassembler tous les intrants (privé, pro, urgent ou non, petit ou grand, …) dans quelques endroits limités (corbeille à papier, carnet, système digital et boîte email par exemple). Un peu comme la méthode KonMari, mais pour désencombrer ton cerveau cette fois.

→ Une chose à avoir en tête : si au cours de ta collecte, l’action demandée prend moins de 2 minutes, fais-la tout de suite.

La collecte passe par deux moyens :

La collecte physique

Prends une boîte, et mets-y tous les éléments qui ne te conviennent pas, qui ne te rendent pas heureux·se, qui sont obsolètes ou qui nécessitent une action de ta part (à réparer, changer les piles, à lire). Si l’élément est trop gros pour entrer dans la boîte, tu peux prendre un post-it et écrire l’élément (ex : “meuble du salon pas pratique”).

⚠️ Écris seulement une chose par papier, il ne faut pas faire de listes. Il faut aussi mettre la date du jour.

La collecte mentale

Arme-toi de tes post-it, et c’est parti ! Note touuuuut ce qui te passe par la tête : tes projets (inachevés, à commencer, en cours, à faire un jour) pro & persos, tâches à faire, engagements vis-à-vis de certaines personnes, évènements à venir, …

2. Clarifier

L’étape de clarification doit être décorrélée de la collecte : selon David Allen, quand on décharge son cerveau, on n’est pas forcément dans le mood de prendre une décision quant à tous les intrants. Le but c’est donc de faire l’étape de clarification dans un second temps.

Les étapes à suivre :

1. Prendre un élément (celui en haut de la pile) et en traiter un à la fois
2. Décider quelle est l’action suivante. Il s’agit d’une action concrète.
   

Par exemple, “prévoir réunion” n’est pas assez concret : comment tu la prévois ? Tu dois envoyer des invitations ? À qui ? Est-ce qu’il te manque des infos pour prévoir cette réunion ? Tu dois réserver une salle ou envoyer un lien visio ?

3. Planifier l’action

Il y a 3 choix possibles :

• faire l’action maintenant si elle dure moins de 2 minutes
• la déléguer (ex : “il faut l’envoyer au service client”, “il faut que mon patron jette un coup d’œil”, “j’ai besoin de consulter mon mec/ma meuf là-dessus”). Ces intrants doivent être suivis dans un dossier “En attente” avec la date du jour.
• la différer → liste “prochaines actions”

S’il y a plusieurs actions à faire, alors c’est un projet. Un projet n’est pas forcément quelque chose de révolutionnaire et qui prend des mois à réaliser. Ça peut-être tout simplement “Repeindre le mur de la cuisine”, qui comprendrait les tâches “Choisir une nouvelle couleur”, “Acheter la peinture”, et “Peindre”. Pour s’y retrouver plus facilement, David Allen conseille d’avoir une “Liste de projets” à jour, reprenant les intitulés de tous les projets en cours.

Si l’élément ne nécessite pas d’action, il y a 4 choix :

• C’est inutile → Poubelle (attention aux docs administratifs à garder un certain temps)
• Pas d’action immédiate mais peut-être un jour → Liste “Un jour peut-être” ex : “j’aimerais vraiment me mettre à la peinture”
• Pas d’action immédiate, mais dans X temps → Rappel dans l’agenda ex : une pub sur un événement qui pourrait nous intéresser éventuellement si on est dispo, à revoir le jour J
• Potentiellement intéressant, pourrait servir un jour → Document de référence

3. Organiser

Une fois clarifié, l’intrant va dans une catégorie d’élément parmi celles-ci :

Liste Projets

La liste des projets permet de jeter un coup d’œil chaque semaine pour voir tout ce qu’on a en cours. Ça permet de savoir tout ce qu’on a sur le feu, et donc de renforcer un sentiment de maîtrise. Ça permet aussi de pouvoir faire l’inventaire de tout ce qu’on a à gérer → et d’avoir un argument concret quand on a besoin de déléguer ou de mieux répartir la charge de travail (au boulot, mais aussi dans son foyer) !

Pour dresser la liste de tes projets, pense à regarder dans ton agenda (les réunions prévues), tes objectifs perso & pro (ou les objectifs de l’entreprise), mais aussi les problèmes que tu rencontres au quotidien.

Tu peux créer des listes différentes selon les catégories (pro, perso, …), à toi de voir le système de classement qui te convient le mieux.

Documents annexes aux projets

Ce ne sont ni des actions, ni des rappels. Ce sont des ressources pour documenter tes actions et réfléchir à tes projets.

Exemple : dans le dossier du projet “Aménager l’appartement”, il y a un plan de l’appartement et des magazines d’inspiration déco.

Rentrent dans cette catégorie les idées pour un projet, qui sont au stade d’idées (les endroits à découvrir pendant notre prochain voyage, par ex).

Agenda

Ton agenda peut comporter, en plus des rendez-vous fixés, des “rappels d’actions”. Il s’agit de rappels à faire à une date précise : aller chercher le gâteau d’anniversaire avant la fête, ouverture de la billetterie pour un concert, …

Liste Prochaines actions

La liste “prochaines actions” a besoin d’être structurée pour être le plus efficace possible. Les actions qui doivent être réalisées à une date ou à une heure précise seront indiquées dans ton agenda : ton agenda est donc à consulter en priorité.

Pour les autres actions (celles qui sont à faire dès que possible), tu peux créer plusieurs “to-do list” selon le contexte : outil, lieu, ou situation. Par exemple : appels à passer, à faire sur l’ordinateur, à faire au bureau, à faire à la maison, à lire, …

Liste En attente

Ça concerne tous les éléments que tu attends de la part de quelqu’un. Pense à inclure la date d’entrée dans la liste, ça te donnera un avantage non négligeable quand tu devras relancer la personne.

Documents de référence

Ça répertorie touuuus les documents dont tu aurais potentiellement besoin un jour. Tu peux les classer par catégories par exemple.

Pour la manière de les classer, à toi de voir. Mais dans l’ensemble, je te conseille le numérique, car c’est accessible à n’importe quel moment.

Liste Un jour peut-être

= une liste où stocker tous tes rêves/futurs projets.

Exemples : “apprendre l’italien”, “avoir un cheval”, “courir un marathon”, “écrire un roman”, “refaire la cuisine”

L’objectif est de faire l’inventaire de ces idées et de les conserver sur une liste à part pour libérer ton cerveau.

Si besoin, tu peux diviser cette liste en sous-catégories :

• Manger : recettes, menus, restaurants, vins
• Livres à lire
• Films à voir
• Idées de cadeaux
• Destinations que j’aimerais découvrir
• Week-ends à organiser
• Idées en vrac

→ C’est important de bien distinguer ces catégories et ne pas les mélanger. Ex : un document à lire ne va pas dans la catégorie “document de référence”, puisque nous avons une action à effectuer avec ce doc. Il ira dans la pile “prochaines actions”, sous-catégorie “à lire”.

Tableau récap’ :

Élément	Où le placer ?	Exemple
Une action à réaliser	Liste des prochaines actions	Envoyer le devis à Camille
Un résultat qui demande plusieurs actions	Liste des projets	Organiser ma fête d’anniversaire
Une réponse attendue	Liste « En attente »	Relancer un client qui doit valider une proposition
Une information utile sans action immédiate	Documents de référence	Notice d’utilisation d’un logiciel
Une idée à garder pour plus tard	Liste « Un jour peut-être »	Apprendre l’italien
Une action liée à une date précise	Agenda	Acheter le cadeau de Léa samedi

4. Réviser

Réviser, ça veut dire remettre le nez dans tes projets en cours et tes boucles ouvertes.

• Tous les jours, jette un coup d’œil à ton agenda et tes listes “prochaines actions”
• Toutes les semaines, reprends ton système :
  • vide les boîtes d’entrée ;
  • vérifie que chaque projet possède une prochaine action ;
  • mets à jour ta liste « En attente » ;
  • regarde les rendez-vous et les échéances à venir ;
  • revois les projets et les domaines de responsabilité ;
  • parcours ta liste « Un jour peut-être » ;
  • vérifie que tes actions correspondent toujours à tes priorités.
• De temps en temps (quand tu te poses une question les concernant), mets le nez dans tes listes “Projets”, “En attente” et “Un jour peut-être”, ainsi que tes objectifs.

5. Agir

Une fois que tout est organisé, il ne te reste plus qu’à te mettre au boulot ! Oui, mais encore faut-il savoir quoi faire.

Pour faire ce choix, tu peux regarder quatre éléments :

• Le contexte : où est-ce que tu es, avec quels outils et quelles personnes autour de toi ?
• Le temps disponible : combien de temps as-tu devant toi ?
• Ton énergie : est-ce que tu peux t’attaquer à une tâche exigeante ou il vaut mieux choisir quelque chose de plus simple ?
• La priorité : quelle action mérite réellement ton attention maintenant ?

L’idée ici, c’est de choisir intelligemment la tâche à faire en fonction de la situation dans laquelle tu te trouves.

Par exemple : tu es dans la salle d’attente de ton médecin, il a 30 minutes de retard. Il te suffit de piocher dans ta to-do list, et de faire les tâches qui ont le filtre “à faire sur mon téléphone”.

Les six niveaux pour prendre du recul

Les 4 critères précédents servent surtout à choisir une action sur le moment. Pour réviser ton organisation et vérifier que tu avances dans la bonne direction, GTD propose aussi un modèle à six niveaux :

• Le rez-de-chaussée : les actions et le calendrier ;
• Niveau 1 : les projets en cours ;
• Niveau 2 : les domaines de responsabilité et les centres d’intérêt ;
• Niveau 3 : les objectifs à court terme, généralement à un ou deux ans ;
• Niveau 4 : la vision à plus long terme ;
• Niveau 5 : la raison d’être et les principes.

Pour David Allen, nos priorités devraient toujours être guidées par le niveau le plus haut (donc notre raison d’être et nos principes), et aller crescendo ensuite : Ta raison d’être et tes principes vont te donner une vision à long terme → qui va créer des objectifs à court terme → qui définira tes domaines de responsabilité → qui généreront des projets et tâches.

Quels outils utiliser pour appliquer la méthode GTD ?

Eh ben… ça dépend de toi 🤷🏻‍♀️

Tu peux utiliser :

• des feuilles volantes et post-it
• un carnet
• une boîte physique pour les intrants
• un classeur ou un porte-vue pour les différentes listes
• un agenda papier ou digital
• une application de tâches
• … ou un outil comme Notion pour centraliser à la fois tes intrants & les organiser correctement.

Les systèmes papier peuvent être agréables et très simples à prendre en main. En revanche, ils demandent davantage de mises à jour manuelles et sont moins pratiques quand tu dois consulter tes informations depuis plusieurs endroits.

De mon côté, j’utilise Notion. Ça me permet de relier mes tâches, mes projets, mes domaines de responsabilité, mes notes et mes ressources ensemble, et surtout de tout avoir au même endroit et de pouvoir tout consulter où que je sois.

Qu’est-ce que je pense de la méthode GTD ? Est-ce que je l’utilise ?

Pour moi, la méthode Getting Things Done est vraiment une base à connaître en matière de méthode d’organisation. Les listes “Projets”, “En attente”, “Un jour peut-être” et les documents de référence sont primordiaux pour moi.

Après, comme pour toute méthode, il faut se l’approprier et l’adapter à sa façon de fonctionner. Quelques ajustements que j’ai fait : les listes “Projets” et “Prochaines actions” sont des bases de données dans mon espace Notion (Projets et Tâches) ; les listes “En attente” et “Un jour peut-être” sont des catégories de ces bases de données pour pouvoir filtrer facilement.

D’ailleurs, cette méthode m’a notamment inspiré le template Notion Videur de cerveau, que tu peux utiliser pour organiser tes tâches, tes projets et tes idées. Et je continue à m’appuyer sur ces principes lorsque je crée des espaces Notion sur mesure pour mes client·es.

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