Comment passer moins de temps en réunion

La réunionite aigüe, ça te dit quelque chose ? On passe en moyenne 3 semaines par an en réunion, et le pire c’est qu’à peine la moitié d’entre elles sont considérées comme productives 😢 (Opinion Way, 2017)

Alors, comment réduire le temps que tu passes en réunion ? Que ce soit pour les réunions que tu organises ou celle auxquelles tu assistes, je te donne des conseils pratiques pour te dégager du temps !

Quand c’est toi qui organise les réunions

Faire des réunions courtes avec un objectif bien précis

D’après une étude menée par Live Career, l’attention des participants serait diminuée au bout de 20 à 30 minutes de réunion. Privilégie les réunions courtes avec un objectif précis, plutôt que des réunions à rallonge qui s’étalent tout l’après-midi.

Faire des pauses

Si, pour des raisons pratiques, tu n’as pas le choix que d’organiser de longues réunions, alors instaure des moments de pause. Quand tu ressens que les participants se dissipent et n’écoutent plus trop, propose leur 5 minutes pour s’aérer l’esprit ou faire une pause technique 🚽

N’hésite pas à recentrer le sujet

En tant que meneur de réunion, c’est ton rôle de recentrer le sujet quand tu sens que les participants dévient sur un autre sujet de conversation.

Termine 5 min avant

Si tu as bloqué 1h de réunion, essaye de terminer au bout de 55 minutes. Ça permettra aux autres participants de faire une petite pause s’ils enchaînent avec une autre réunion par exemple. Ça sera aussi bénéfique pour tes collègues qui ont réservé la salle de réunion après toi : de cette façon, ils auront le temps de s’installer et ne commenceront pas leur réunion en retard !

Quand tu participes à des réunions

Fixe-toi un objectif avant de participer à cette réunion

Si tu vas à une réunion sans trop savoir pourquoi, tu as beaucoup plus de chances de décrocher. En préparant la réunion, identifie les questions potentielles à discuter : tu dois sortir de la réunion avec des réponses bien précises à tes questions.

N’hésite pas à poser des questions pour savoir exactement les tâches que tu dois effectuer à l’issue de la réunion. Même si tu te retrouves face à ton PDG, demande-lui de prendre une décision pour que tu puisses avancer sur ton travail. N’aie pas peur de prendre la parole, car si tu ne le fais pas, ça te retombera dessus.

Evite de faire autre chose

Bon, je le conçois, ce conseil est assez difficile à appliquer quand tu es coincé.e dans une réunion “obligatoire” qui ne te concerne pas directement et où personne ne prend de décision. Mais essaye le plus possible de rester concentré.e et de ne pas traiter tes mails en même temps ou regarder ton téléphone. Tu n’aimerais pas qu’on fasse ça quand c’est toi l’organisateur de la réunion, non ? Profites-en pour prendre des notes, ça t’aidera à te concentrer.

Et si ta présence n’apporte rien à la réunion, alors tu devrais peut-être ne pas y aller du tout.

Si tu assistes à trop de réunions inutiles, parles-en à tes collègues et/ou ton manager

Tu es trop souvent convié à des réunions qui ne te concernent pas (ou alors qui te concernent uniquement sur les 5 dernières minutes) ? Discutes-en avec les organisateurs de ces réunions.

Exemple : Tu travailles dans le service communication d’une entreprise. Tu participes à toutes les réunions d’avancée de projets, uniquement pour présenter les futures actions de communication de ce projet dans les 5 dernières minutes. Tu n’as donc pas besoin d’être présent.e pour assister à toutes les prises de décisions du projet, sur les aspects techniques par exemple. Dans ce cas, il vaut mieux que tu t’arranges avec tes collègues qui gèrent ces projets pour :

• 1ère option
  • Se voir avant la réunion pour discuter des actions de communication à mettre en place
  • Laisser ton collègue présenter ces actions lui-même (sans que tu aies besoin d’assister à cette réunion)
  • Se revoir après la réunion (ou qu’il te fasse un retour par email) pour te faire part des discussions durant la réunion pouvant éventuellement te concerner
• 2ème option
  • N’être présent.e que dans les 5/10 dernières minutes de la réunion pour présenter les actions de communication que tu as prévu et recueillir l’avis des participants toi-même
  • Avoir une copie du compte-rendu de la réunion pour connaître les décisions qui ont été prises concernant le projet, avant que tu ne sois présent.e

Si le sujet est trop “touchy”, tu peux directement en faire part à ton manager et décider ensemble des actions à adopter.

Si tu as d’autres conseils, partage-les en commentaire !