Guide complet : comment bien s’organiser en télétravail

Le télétravail fait désormais partie du paysage professionnel, et tu cherches peut-être à optimiser ton organisation pour être vraiment efficace ? Que tu débutes ou que tu télétravailles déjà depuis un moment, bien s’organiser en télétravail est un vrai challenge. Je te donne toutes mes astuces pour créer ton organisation sur-mesure et devenir un pro du télétravail 💻

Entre télétravail et bureau : comment s’organiser ?

Quels jours de télétravail choisir ?

Ça peut être tentant de choisir le lundi ou le vendredi comme jours de télétravail, pour s’offrir des week-ends prolongés. Néanmoins, ce n’est pas forcément ce que je te conseille : le télétravail reste avant tout du travail. Si tu peux avoir un jour flottant, alors oui, tu peux de temps en temps choisir de faire du télétravail avant d’aller en week-end quelque part, pour éviter les bouchons du week-end et t’offrir une vraie bulle de concentration dans un autre endroit par exemple.

Tes jours de télétravail doivent être trouvés avant tout en accord avec ton équipe, pour éviter de manquer des réunions en présentiel hebdomadaires par exemple. Pour sélectionner le(s) meilleur(s) jour(s), pose-toi ces questions :

• Y a-t-il un jour dans la semaine où j’ai plus de mal à me lever, où j’aimerais dormir un peu plus ?
• Y a-t-il un jour dans la semaine où je bénéficierai à terminer ma journée de travail en étant à mon domicile, pour faire une course ou me rendre à une activité par exemple ?
• Quel jour de la semaine est plus « chargé » sur les routes ou dans les transports ?

Quelles tâches faire en télétravail ?

Si tu alternes entre télétravail et présentiel, profite de tes jours à la maison pour faire des tâches qui ne nécessitent pas un trop gros accès à des fichiers stockés sur le serveur de ta boîte. Programme-toi des tâches qui nécessitent une grande concentration par exemple, sur lesquelles tu n’aimerais pas être dérangé·e (ce qui est moins facile au bureau avec les collègues, surtout si tu as un bureau partagé ou open space).

Dans une précédente expérience, j’en profitais aussi pour faire tout ce qui était veille, benchmarking, etc. : de chez moi, la connexion internet était bien meilleure que celle du bureau !

Définis ton espace de travail

Avant même de penser productivité, il faut que tu crées ton sanctuaire pro. Et non, je ne parle pas de travailler depuis ton canapé avec ton ordi sur les genoux (même si c’est tentant !).

L’idée, c’est d’avoir un espace dédié qui te met dans le bon mindset. Ça peut être un coin de ta chambre, un bureau dans le salon, ou même ta table de cuisine si c’est ta seule option. L’important, c’est que cet espace soit uniquement pour le travail pendant tes heures de boulot.

Comment créer un espace qui te donne vraiment envie de travailler depuis chez-toi ? Je te donne plusieurs astuces pour aménager ton bureau à la maison dans cet article !

Mets en place ta routine télétravail

Le télétravail, c’est la liberté… mais aussi le piège de la procrastination si tu n’as pas de structure. C’est important de créer des routines pour aider ton cerveau à comprendre que même si ton corps est au même endroit où tu te détends, là c’est différent : c’est l’heure de bosser.

Ta morning routine télétravail

Même si tu peux théoriquement te lever 5 minutes avant ta première réunion, je te conseille de garder un vrai réveil. Ce qui marche bien :

• Lève-toi à une heure fixe (pas forcément aussi tôt que pour tes journées au bureau, mais avoir une heure régulière)
• Prends ton petit-déj AVANT d’ouvrir ton ordi
• Prépare-toi un minimum : même si je suis adepte du no-makeup + tenue confortable, garde une tenue un minimum présentable en cas de visio improvisée (le haut au minimum, même si tu restes en bas de pyjama 😁)
• Fais une activité qui te réveille : 5 minutes de yoga, un tour sur le balcon, ou écouter ton podcast favori

Prends des vraies pauses

En télétravail, il faut être encore plus vigilant avec tes pauses. Sans les collègues qui partent chercher un café, on a tendance à rester scotché à son écran pendant des heures.

Programme-toi au minimum 2 vraies pauses par jour :

• Une pause de 15-20 minutes le matin
• Une vraie pause déjeuner (et sors de ton espace de travail !)
• Une pause dans l’après-midi

Mon petit conseil : force-toi à sortir dehors, prendre l’air. Quand j’étais en école à distance pour les derniers mois de mon Master (merci le confinement), entre chaque cours, je prenais 15 minutes pour marcher sur place. Je ne pouvais pas faire autrement avec un appart’ de moins de 40m² sans balcon, cette vidéo était vraiment la bienvenue !

Réussir à se concentrer en télétravail

La technique Pomodoro adaptée au télétravail 🍅

Si tu as du mal à te concentrer (et c’est normal au début !), la technique Pomodoro va devenir ta meilleure amie. Cette technique de gestion du temps a été créée par Francesco Cirillo il y a plus de 40 ans. Il est parti d’un minuteur de cuisine en forme de tomate (c’est d’ailleurs pour ça que ça s’appelle Pomodoro, qui veut dire « tomate » en italien).

Voici comment l’utiliser :

• Prépare ta to-do list avec des tâches faisables en 25 minutes max
• Programme un chronomètre pour 25 minutes. Coupe ton téléphone, ne consulte pas d’autres pages Internet, … En bref : dans l’intervalle des 25 minutes, tu dois uniquement te concentrer sur ta tâche.
• Au bout des 25 minutes, fais une pause de 5 minutes puis reprogramme le chronomètre pour 25 minutes.
• Répète le processus 4 fois puis accorde-toi une pause de 20 à 30 minutes.

Tu peux évidemment changer les répartitions de temps selon ce que tu as à faire, mais commence déjà par ça si tu as énormément de mal à te concentrer. Tu peux t’aider d’applications ou de sites internet comme celui-ci.

Gérer les distractions

En télétravail, les distractions sont partout : la machine à laver qui bipe, le voisin qui passe la tondeuse, ton chat qui réclame des câlins… Anticipe ces moments !

Mes techniques anti-distraction :

• Préviens ton entourage : si tu vis avec quelqu’un, explique tes horaires de concentration
• Utilise des applis qui bloquent les sites chronophages pendant tes Pomodoros
• Mets ton téléphone en mode avion ou dans une autre pièce

Garde le contact avec tes collègues

N’hésite pas à demander de l’aide

Parfois, tu galères sur des trucs qui prendraient 2 minutes à résoudre si tu étais au bureau. Le réflexe : ton collègue est là, tu vas le voir, problème réglé.

À distance, on a tendance à rester bloqué pendant des heures. Mon conseil : utilise les outils de chat de ton entreprise (Slack, Teams, etc.) comme des messageries instantanées. C’est souvent plus rapide qu’un mail !

Et sinon… décroche ton téléphone !

Les pauses café virtuelles, c’est la vie ! ☕

L’un des défis du télétravail, c’est l’isolement social. Tu vas vite réaliser à quel point les petites discussions à la machine à café te manquent.

Mon conseil : recrée ces moments artificiellement ! Organise des pauses café en visio avec tes collègues. Ça peut être :

• Un café virtuel de 15 minutes avant de commencer la journée
• Une pause déjeuner ensemble une fois par semaine
• Un apéro Teams le vendredi soir

Mon papa fait ça avec ses collègues chaque semaine depuis qu’il est en télétravail, et ça a vraiment amélioré l’ambiance d’équipe. Ils appellent ça « blabla-café », et se racontent leur vie comme s’ils étaient à la machine à café !

Profite des avantages uniques du télétravail

Fais des choses impossibles au bureau

Le télétravail, c’est l’occasion de personnaliser ton environnement comme jamais. Profites-en pour :

• Mettre de la musique sans paroles pour te motiver (lofi hip-hop, musique classique, bruits de la nature…)
• Faire des sessions de travail en visio avec tes potes qui télétravaillent aussi
• Programmer tes tâches de concentration aux heures où tu es le plus efficace
• T’habiller confortablement (mais reste présentable pour les visios !)

Organise tes journées selon ton chronotype

En télétravail, tu peux (souvent) adapter tes horaires à ton rythme naturel. Tu es plus efficace le matin ? Commence plus tôt et finis plus tôt. Tu es plutôt couche-tard ? Décale tes horaires si ton job le permet.

L’important, c’est la régularité et la communication avec ton équipe sur tes disponibilités.

Évite les pièges classiques du débutant

Ne mélange pas vie pro et vie perso

C’est LE piège quand on débute en télétravail : les frontières s’estompent. Tu commences à faire une lessive entre deux réunions, à répondre à tes mails perso pendant les heures de boulot…

Mes règles d’or :

• Définis des horaires clairs et respecte-les (même si tu peux être flexible)
• Éteins ton ordi à la fin de ta journée (et range-le si possible)
• Crée des rituels de transition : une petite marche, changer de tenue, écouter un podcast…
• Résiste à l’envie de « juste vérifier tes mails » le soir

Ne reste pas isolé·e dans ton coin

Le télétravail peut parfois donner l’impression d’être invisible dans ton équipe. Pour éviter ça :

• Communique régulièrement sur tes avancées (sans en faire trop non plus !)
• Participe aux réunions d’équipe et n’hésite pas à prendre la parole
• Propose des idées, des améliorations
• Montre que tu es disponible pendant tes heures de travail

Au niveau de tes tâches, utilise ton organisation habituelle en télétravail. Je t’en ai parlé dans un précédent article : ma méthode à moi, c’est le fichier Excel !

Choisis tes outils d’organisation

Pour bien t’organiser en télétravail, tu as besoin d’outils simples qui t’aident à garder le cap. Ça peut être :

• Un agenda partagé avec ton équipe pour la visibilité
• Une to-do list quotidienne (digitale ou papier, selon tes préférences)
• Un outil de prise de notes pour tes réunions
• Un planning hebdomadaire pour anticiper tes priorités

Anticipe les défis spécifiques à ton quotidien

Si tu vis avec d’autres personnes

Communiquer, c’est la clé ! Explique à tes proches, colocataires ou famille :

• Tes horaires de travail et de pause
• Quand tu ne peux absolument pas être dérangé (réunions importantes, moments de concentration)
• Comment ils peuvent savoir si tu es disponible ou non

Tu peux même créer des codes visuels : une porte fermée, un panneau, des écouteurs… L’idée, c’est qu’ils comprennent que même si tu es physiquement là, tu n’es pas toujours disponible.

Si tu manques de motivation

C’est normal d’avoir des jours sans en télétravail ! Quelques astuces pour rebooster ta motivation :

• Change d’environnement : terrasse, café, bibliothèque…
• Organise une session de co-working virtuel avec un ami (découvre la technique du body doubling ici !)
• Récompense-toi après avoir terminé une tâche difficile
• Rappelle-toi pourquoi tu as choisi ce job ou ce mode de travail

Si tu procrastines

La procrastination, c’est le plus grand piège du télétravail. Mes techniques anti-procrastination :

• Prépare ta journée la veille pour éviter l’effet « page blanche » du matin
• Découpe les grosses tâches en petites actions
• Commence par la tâche la plus difficile de ta journée (eat the frog !)
• Utilise la règle des 2 minutes : si ça prend moins de 2 minutes, fais-le tout de suite

Prends soin de toi en télétravail

Bouge ton corps 🏃‍♀️

En télétravail, on bouge beaucoup moins qu’au bureau (fini les trajets, les allers-retours à la machine à café…). C’est important de compenser :

• Étire-toi régulièrement pendant la journée
• Programme des micro-pauses actives : 5 minutes de marche, quelques squats…
• Sors au moins une fois par jour (même si c’est juste faire le tour du pâté de maisons)
• Envisage de te procurer un bureau debout ou une swiss ball comme chaise

Prends soin de ton mental

Le télétravail peut parfois être mentalement fatigant, surtout au début. Garde un œil sur :

• Ton niveau de stress et n’hésite pas à en parler si ça va pas
• Tes relations sociales : programme des activités avec tes amis
• Ton sommeil : évite de travailler depuis ton lit
• Tes loisirs : garde du temps pour ce qui te fait plaisir en dehors du boulot

Mesure tes progrès et ajuste ton organisation

Fais le point régulièrement

Après quelques semaines de télétravail, prends du recul :

• Qu’est-ce qui fonctionne bien dans ton organisation ?
• Quels sont tes points de friction ?
• As-tu trouvé ton rythme optimal ?
• Te sens-tu à l’aise avec tes outils et tes routines ?

N’hésite pas à expérimenter et ajuster. L’organisation parfaite, ça n’existe pas, mais l’organisation qui TE convient, si !

Demande des feedbacks

Parle avec ton manager de ton adaptation au télétravail :

• Es-tu suffisamment visible dans l’équipe ?
• Tes résultats sont-ils au niveau attendu ?
• As-tu besoin de formation ou d’outils supplémentaires ?

Cette discussion te permettra d’ajuster le tir si nécessaire et de montrer ton engagement.

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